Die CoBiS^® „Key Features“ im Überblick

Flexible Provisionsverwaltung

Die Steuerung der Provisionsabrechnung in CoBiS^® ist in Modellen organisiert. Ein Provisionsmodell fasst alle relevanten Einstellungen für die Berechnung und Ausweisung zusammen: die Provisionsart, die Produkte, Beträge, Staffelungen, Drucktexte usw. Die Elemente, aus denen die Provisionsmodelle bestehen, können mit Gültigkeits-Zeiträumen versehen werden, um etwa zeitlich befristete Aktionen abzubilden oder Konditionen zu aktualisieren.

Die Provisionsmodelle können zu Kollektionen gruppiert und wahlweise einzelnen Provisionsempfängern (Kreditoren) oder Kreditoren-Gruppen, Zentralen- oder Teamstrukturen zugewiesen werden. Unterhalb dieser Gruppierungs-Ebenen können wiederum feinere Steuerungen eingesetzt werden, um zum Beispiel für einzelne Kreditoren individuelle Staffelungen anzuwenden.

Alle Einstellungen sind über eine Benutzeroberfläche steuerbar. Eine integrierte Prüfung stellt sicher, dass die Konfiguration der Provisionsmodelle vollständig und konsistent ist.

Provisionsarten

Die Provisionsarten bilden die verschiedenen Fachprozesse der Provisionsberechnung ab. Sie werten die eingehenden Bewegungsdaten für die Abrechnung aus, zum Beispiel Vertragsabschlüsse, Einzeldienstleistungen, Verkäufe, Stornierungen, Kündigungen, Kundenbindungen oder kumulierte Umsatzdaten. Die vorhandenen Import-Module können auf umgebungsabhängige Inhalte und Formate individuell angepasst werden, um die für die Provisionen relevanten Informationen auszuwerten.

Die Provisionsberechnung erfolgt für einzelne Kreditoren oder unter Berücksichtigung von Team-, Zentrale/Filial-Strukturen oder auch mehrstufiger Vertriebshierarchien für eine gezielte Auswertung bestimmter Ebenen.

Zahlreiche Varianten sehr unterschiedlicher Provisionsarten sind in CoBiS^® abgebildet. Neue kundenspezifische Provisionsprozesse können leicht durch die Einführung einer neuen Provisionsart realisiert werden, ohne dabei Systemstrukturen verändern zu müssen.

Dies ist eine Auswahl der in CoBiS^® realisierten Provisionsarten zur Lösung auch spezieller Branchen-Anforderungen:

Abschlussprovisionen

• Grundprovision: Produktabhängige Sofortprovision auf Neuverträge und Kundenbindungen, Abrechnungen wöchentlich, vierzehntägig, monatlich möglich
• Mengenprovision: Staffelarten rückwirkend, nicht rückwirkend, zentral oder dezentral für eine Struktur
• Mengenprovision: Auf Basis einer Leistungsbewertung, einstellbarer Zyklus
• Rückbelastungen: Kündigung/ Stornierungen für ausgewählte Grund- und Mengenprovisionsmodelle, Berücksichtigung von Stornogründen, Stornofristen, auch Teilrückbelastungen
• Zeitlich Gestaffelte Provision anhand produktabhängiger Teilzahlungspläne
• Zielprämie: Einstellbarer Zyklus und Startzeitpunkt pro Kreditor
• Incentives
• Upselling
• Hardware Werbekostenzuschuss: Einmalig nach IMEI Abgleich
• Warenumsatz
• Partner werben Partner
• Click-Provisionierung
• Bestandsprovision

Zusatzauswertungen

• Relevanz von Stornogründen produktbezogen pro Kreditorengruppen zur Auswertung von Rückbelastungen und Sofortstornos.
• Product Bundling
• Belegsteuerung, Detaillierungsgrad der Ausgabe

Umsatzprovisionen

Provisionen auf Basis des Umsatzes bzw. Airtime-Umsatzes nach Vertragsaktivierung und/ oder Kundenbindung. Die Provisionsberechtigung nach Kundenbindung wird über Regelwerke und Händlerlisten berücksichtigt. Zyklen: Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr

• Umsatzprovision prozentual nach Umsatzhöhe (abhängig von Produkt, Callcategorie usw.)
• Umsatzprovision prozentual nach Vertragslaufzeit (abhängig von Produkt, Callcategorie usw.)
• Umsatzprovision nach Leistungsbewertung (prozentual nach Punktelevel auf Basis von Neuaktivierungen und Kundenbindungen)
• Revenueshare: Mehrphasen-Provision aus Fixum und Umsatzprovisionen, nach erreichter Vertragsmindestlaufzeit automatisch rückwirkende Umstellung des Provisionsplans, transparente Ausweisung der Ab- und Rückrechnungsergebnisse

Einige Provisionsarten dienen nach gesetzlichen Vorgaben reinen Ausweisungszwecken, z.B. für nicht provisionierte Verträge oder Aufträge, Deaktivierungen nach Ablauf der Stornohaftung oder Sofortstornierungen zur Ausweisung in einem Bereich des Printshop.

Komplexe Abschluss- und Airtime-basierte Leistungsbewertungen interner Vertriebspartner, Teamanteile, Vertriebs- und Regionalleiteranteile für die Berechnung variabler Gehaltsanteile unter Berücksichtigung u.a. von Funktionswechseln, Gebietswechseln oder Gebietsneuschneidungen können eingestellt werden.

Produktfilter: Verwalten von Produktkollektionen

Die Provisionsberechnungen werden wesentlich über Produktfilter gesteuert, mit deren Hilfe die Endkundenverträge für die einzelnen Provisionsprozesse selektiert werden. Einmal vorhandene Produktfilter können in unterschiedlichen Provisionsmodellen auch mehrfach verwendet werden.

Produktfilter bilden Kollektionen von Produkten oder Tarifen ab, können aber auch komplexer angelegt werden, um Kombinationen unterschiedlicher Codes zusammenzustellen. Oft sind neben einem Tarif Code z.B. auch ein Dienst Code, Campaign Code, das Netz oder andere Vertragskennzeichen provisionsrelevante Attribute der Endkundenverträge. Verschiedene Dienste können z.B. in Verbindung mit einer Reihe von Tarifen zu einer Kollektion kombiniert werden. Auch komplexe Kollektionen lassen sich flexibel zusammenstellen, Ein- und Ausschlussmengen von Codes können realisiert werden.

Modifizierungen von Produktfiltern werden mit Gültigkeits-Zeiträumen versehen, um Aktualisierungen von Produktkollektionen abzubilden. Die jeweils zu einem bestimmten Zeitpunkt gültige Zusammenstellung kann im Produktfilter-Explorer jederzeit übersichtlich dargestellt werden.

Produktfilter-Explorer

Aufgrund der möglichen Komplexität der Produktfilter ist eine transparente Darstellung der einzelnen Filter sehr wichtig. Hierzu gibt es den Produktfilterexplorer. Die grafische Darstellung der Inhalte von Produktfiltern beinhaltet auch die Möglichkeit, sich einen in der Vergangenheit liegenden Zustand anzeigen zu lassen. Ebenfalls können die inhaltlichen Veränderungen zeitlich dargestellt werden.

Provisionsabrechnung: Korrekturen

Liefert eine Provisionsabrechnung z.B. aufgrund unvollständiger Bewegungsdaten oder aufgrund falscher Eingaben fehlerhafte Ergebnisse, erlaubt CoBiS^® eine unkomplizierte Provisionskorrektur. Differenzen aus Neuberechnung und gebuchten Ergebnissen fließen als Korrektur in eine spätere Provisionsabrechnung ein und werden automatisch saldiert. Korrekturpositionen samt Einzelnachweisen werden genauso transparent wie reguläre Abrechnungsergebnisse über die eingesetzte Printshop-Schnittstelle ausgewiesen. Auch mehrfaches Korrigieren ist leicht möglich.

Simulations-/ Testläufe

Unabhängig von produktiven Provisionsabrechnungen können Simulations- oder Testläufe durchgeführt werden, die jederzeit wieder verworfen werden können. Alternative Provisionskonfigurationen können so problemlos in Simulationsläufen geprüft werden. Der produktive Betrieb bleibt davon unbeeinflusst.

Manuelle Buchungen

Manuellen Buchungen machen Abschlagszahlungen aus dem Finanzbuchhaltungssystem überflüssig. CoBiS^® bietet die Möglichkeit, kunden- oder vertragsspezifische oder allgemeine Positionen anzulegen. Die Ausweisung der angelegten manuellen Positionen mit dem nächsten Provisionslauf übernimmt CoBiS^® automatisch.

Performante Import-/ Export-Schnittstellen

Als Grundlage für die Berechnung der Provisionen wird CoBiS^® über definierte Schnittstellen mit den benötigten Daten versorgt. Neben den Produkten, Tarifen und Endkundenverträgen kann z.B. zusätzlich der Vertragsumsatz (Airtime) importiert werden. Durch die Schnittstellenarchitektur ist gewährleistet, dass auch Massendaten innerhalb kürzester Zeit importiert werden.

Aus den erzeugten Provisionsergebnissen können direkt PDF-Abrechnungsdateien erstellt werden oder Dateien für die Verbuchung der Provisionsergebnisse in Ihrer FiBu.

Validierung

Durch eine zweistufige Validierung wird eine höchstmögliche Datenqualität erreicht. Eine konsistente Datenabbildung ist so sichergestellt und ermöglicht eine fehlerfreie Provisionsabrechnung.

Monitoring

Die Überwachung und Steuerung aller CoBiS^®-Schnittstellen ist innerhalb der Applikation durch den Anwender bzw. Anwendungs-Administrator möglich

Tracing/ Logging

Mit Tracing und Logging Mechanismen können für die einzelnen Schritte des Importprozesses Protokolle erstellt werden und bei Bedarf gezielte Fehlerbehebungsmaßnahmen eingeleitet werden.

Vollständige Stammdatenverwaltung für Vertriebspartner

In CoBiS^® können alle Stammdaten der Vertriebspartner verwaltet werden: Name, Anschriften, Bankverbindungen, Kommunikationsdaten, Region, Finanzwesen etc. Dazu kommen für die Provisionsberechnung unmittelbar relevante Einstelllungen: Vertriebskanal, Vertriebspartnerstatus, individuelle Provisionsmodelle, Gruppenbildung für kollektive Provisionsmodellzuweisung, Abrechnungsgruppen, Vertriebsstrukturen, Teams, mehrstufige Hierarchien, Gebietszuweisungen, Promoter Aktivitäten, Sales IDs.

Falls erforderlich, kann CoBiS^® auch über Import- und Export-Schnittstellen an eine vorhandene Stammdatenverwaltung angebunden werden.

Mandantenfähigkeit

CoBiS^® kann unter mehreren Mandanten genutzt werden. Die Provisionsverwaltung kann z.B. in zwei gegenseitig nicht einsehbare Datenbereiche für “externe Vertriebspartner” und “interne Vertriebsmitarbeiter” aufgeteilt werden. Die Verwaltung der Provisionsempfänger, Provisionsmodelle und Abrechnungen sind unabhängig voneinander. Auch mit einer Mandantentrennung ist bei Bedarf eine teilweise Transparenz der Daten möglich – einseitig oder beidseitig.

CoBiS^®-Module im Überblick

CoBiS^® ist neben der Aufteilung in einzelne Komponenten übergeordnet in fachlich zusammengehörende Bearbeitungsmodule unterteilt. Durch diesen modularen Aufbau der Benutzeroberfläche wird die Bedienung von CoBiS^® einfach und die einzelnen Arbeitsbereiche überschaubar.  CoBiS^®-Bearbeitungsmodule können je nach Anforderung bzw. Bedarf einzeln oder gruppiert mittels CoBiS^®-Benutzerverwaltung für Benutzer oder Benutzergruppen freigeschaltet werden.

Provisionsempfänger/ Vertriebspartner

Das Modul „Provisonsempfänger“ dient sowohl der Anlage und Pflege der Provisionsempfängerstammdaten als auch dem Aufbau von Vertriebsstrukturen (Hierarchien) und der Bildung von Provisionsempfängergruppierungen.

Provisionsmodelle

Provisionsmodelle, auch Provisionselemente genannt, werden von den CoBiS^®-Anwendern angelegt und gepflegt. Sie werden zur Steuerung der Provisionsprozesse benötigt. Bei der Anlage eines Provisionsmodells wird zunächst die Provisionsart, also der jeweilige Abrechnungsalgorithmus  festgelegt und anschließend die artspezifischen Parameter für das Provisionsmodell hinterlegt. Die Anlage und Pflege von Provisionsmodellen kann direkt durch die Fachabteilung erfolgen.

Stornoverwaltung

Mit dem Modul „Stornoverwaltung“ werden Storno-/ Kündigungs-Codes erfasst und die Storno-/ Auszahlungsrelevanz festgelegt. Eine flexible Rückforderung ist konfigurierbar, indem jeweils eine eigene Stornofrist für eine Menge von Storno-/ Kündigungs-Codes in Kombination mit einer Produktmenge (=Produktfilter) und eine Provisionsempfängergruppe hinterlegt wird.

Manuelle Positionen

Neben der systemischen Berechnung von Provisionen, auf Basis von Bewegungsdaten wie Verträgen, sind die Manuellen Positionen ein zweiter Weg einem Provisionsempfänger Beträge auszuzahlen oder zurückzufordern. Vertrags- oder Endkunden bezogene manuelle Positionen sind dabei genauso möglich wie davon unabhängige, also „sonstige“, manuelle Positionen.

Provisionsläufe

Das Modul „Provisionsläufe“ dient der Verwaltung der Provisionsabrechnung. Hierzu gehört die Anlage und Durchführung von Provisionsläufen, der CoBiS^®-interne Export sowie die Erstellung der „gedruckten“ Provisionsabrechnungen in Form von PDF-Dateien.

Mit dem CoBiS^®-internen Export werden die durch einen Provisionslauf erzeugten Provisionsergebnisse in ein separates Datenbankschema übertragen. Die Datenabbildung erfolgt hier in einer für Schnittstellen (in Richtung FiBu, DWH, usw.) optimierten Weise. Auch hier ist die Datenhaltung revisionssicher, so ist z.B. das Löschen von gebuchten Daten technisch ausgeschlossen.

Vertragsauskunft

Über das Modul „Vertragsauskunft“ können sämtliche in CoBiS^® vorhandenen Vertragsdaten, eingesehen werden. Diese Daten bilden die Grundlage der Provisionsabrechnung und können jederzeit mit allen provisionsrelevanten Informationen eingesehen werden. Dabei wird die gesamte Vertragshistorie, somit auch die „Änderungen am Zeitstrahl“, angezeigt. Im Fall von Reklamationen ist so eine schnelle Analyse des zugrunde liegenden Datenbestandes möglich.

Abrechnung – Provisionssergebnisse

Exportierte Provisionsläufe (siehe auch Modul „Provisionsläufe“) können innerhalb dieses Moduls eingesehen werden.

Es stehen zwei Submodule zur Verfügung:

• Provisionsergebnisse I zeigt alle Positionen und Einzelnachweise der ausgewählten Abrechnung eines Provisionsempfängers an.
• Provisionsergebnisse II ermöglicht eine vertragsbezogene Suche, die Aufschluss über die Provisionen ausgewählter Vertragspositionen in sämtlichen Abrechnungen liefert.

FiBu – Verbindung zur Finanzbuchhaltung

Mit dem Modul „FiBu“ werden die Schnittstellen in Richtung des jeweiligen Finanzbuchhaltungssystems, z.B. SAP, konfiguriert. Abhängig vom Vertragsprodukt können dabei Sachkonto-, Innenauftragsnummer usw. bestimmt werden. Eine Differenzierung z.B. nach Vertriebskanalzugehörigkeit ist dabei ebenfalls möglich. Hier wird auch die Datenübertragung an das entsprechende Folgesystem ausgelöst.

Import

Die CoBiS^®-Import-Schnittstellen für Produkte, Vertragsdaten usw. können als Webservice im Online- oder basierend auf Dateien im Offline-Modus betrieben werden. Im Offline-Modus, also beim Betrieb der Dateischnittstelle erfolgt die gesamte Steuerung des Imports über das Import-Modul. Es sind keine manuellen Eingriffe bzw. Zwischenschritte durch die Fachabteilung oder die IT notwendig.

Spezifisch für den jeweiligen Import werden die eingehenden Daten geprüft, um die Integrität sowie qualitative Anforderungen and die Rohdaten zu gewährleisten.

Reporting

Das Modul Reporting dient der Verwaltung und automatisierten Ausführung von Datenbank-Auswertungen (Reports) über eine komfortable Benutzeroberfläche. Die Reports können dabei mit wenigen Mausklicks ausgeführt werden. Unterschiedliche Ausgabeformate wie CSV, HTML, XML und PDF werden direkt unterstützt. Eine zeitgesteuerte Ausführung der Reports ist ebenfalls konfigurierbar, so dass bei Bedarf lastarme Zeitfenster für die Ausführung genutzt werden können.

Die Erstellung der Report-Definitionen erfolgt über eine Benutzeroberfläche oder in Form von XML-Dateien. Diese können bequem per „Drag and Drop“ in das Reporting-Modul geladen werden.

Systemsteuerung

Mit dem Modul „Systemsteuerung“ wird die  CoBiS^®-Systemumgebung konfiguriert und administriert. Neben der Anpassung von zentralen Systemparametern werden auch die CoBiS^®-Zugriffsberechtigungen in diesem Modul verwaltet. Für den Aufruf der CoBiS^®-Systemsteuerung sind erweiterte  Administratorberechtigungen erforderlich.